Образец заполнения приходного и расходного кассового ордера, приходник, расходник. Правила заполнения приходного кассового ордера

Образец заполнения приходного кассового ордера ИП нужно иметь каждому бизнесмену, так как в процессе работы возникают ситуации, когда требуется внести наличные деньги в кассу. Форма ордера является единой для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. При оформлении документа требуется использовать только действующие бланки, иначе в процессе ведения бизнеса будут возникать различные неприятности. Бланк на 2017 год представлен в приложении 1.

Приходный кассовый ордер (ПКО, «приходник») условно разделен на 2 части. Левая представляет собой непосредственно «приходник», а вторая — это квитанция. После фактической передачи денег ордер остается у кассира, а квитанция передается человеку, внесшему наличность. Этот документ является подтверждением того, что кассир принял средства.

В ПКО для ИП обязательно должны быть указаны следующие данные:

ФИО индивидуального предпринимателя, ОКПО;
номер и дата создания документа;
сумма внесенных наличных денег цифрами и прописью;
имя или название юридического лица, от которого поступила наличность;
на основании чего получены средства;
сумма НДС;
подписи и печать или штамп.

Перечисленная информация должна содержаться не только в самом «приходнике», но и в квитанции к нему. Для человека, сдавшего наличность, она является подтверждением кассовой операции.

Порядок составления документа

Приложение 1. Бланк приходного кассового ордера.

Как заполнить приходный кассовый ордер ИП в соответствии с установленными правилами, знает любой бухгалтер-кассир.

Но у предпринимателя обычно нет такого сотрудника, а есть или простой кассир, или другой работник, выполняющий функции по приему наличных денег. Иногда сам бизнесмен принимает наличность.

В поле «Организация» указывается имя предпринимателя, в табличке справа — ОКПО. У бизнесмена-физического лица он состоит из 10 знаков, если знаков 9, то впереди надо поставить нуль.

Структурное подразделение указывается только в том случае, когда в кассу приходуется выручка, поступившая от торговых точек. Обозначается название и/или номер точки, от которой поступили деньги.

Обычно нумерация документов ведется с 1 января текущего года. Нужно помнить, что ПКО печатается только в день фактической передачи наличности в кассу. Если документ будет сделан раньше или позже, то он признается недействительным.

Предприниматель имеет право не указывать бухгалтерские счета и код целевого назначения в «приходнике». В графе «Принято от» прописывается ФИО гражданина или название фирмы, от кого поступили наличные средства. Если деньги приняты от организации, то необходимо указать имя человека, непосредственно передавшего их в кассу. Например, от ООО «Колобок» через Волкова Петра Ивановича.

В строке «Основание» требуется указать, за что получены деньги или каков источник их поступления. Например, за проданные товары или торговая выручка от магазина №2. Приходный кассовый ордер подписывает кассир и сам индивидуальный предприниматель (при отсутствии бухгалтера). Документ заполняется в 1 экземпляре.

Информация в квитанции и в «приходнике» должна полностью совпадать. Квитанция заверяется печатью (если нет, то нужно на месте печати поставить «б/п»). Можно на квитанции поставить штамп «Оплачено». К квитанции прикладывается чек. Образец заполнения приходного кассового ордера ИП представлен в приложении 2. Все приходные и расходные ордера фиксируются в журнале регистрации кассовых документов. В ПКО нельзя делать исправления. Если испортили, то нужно распечатать и заполнить новый документ.

Вернуться к оглавлению

Как принять наличные без ККМ

Приложение 2. Образец заполнения ПКО.

Некоторые индивидуальные предприниматели работают без использования контрольно-кассовой машины, то есть при поступлении наличных денежных средств не смогут выдать вносителю чек и ПКО. В этом случае ИП представляют гражданину бланк строгой отчетности (БСО). К нему относятся квитанции, путевки, абонементы, талоны и т.п. Эти бланки обязательно содержат следующую информацию:

название, серия и номер;
имя ИП, его ИНН, адрес регистрации;
за что получены деньги;
общая стоимость;
сколько денег принято в наличном виде;
дата операции;
подпись кассира или другого лица, принявшего деньги, печать ИП или отметка «б/п».

Все БСО необходимо печатать в типографии. Каждый документ индивидуален. Все бланки строгой отчетности учитываются в специальной книге.

Приходный кассовый ордер не является бланком строгой отчетности, поэтому при работе предпринимателя без кассовой машины при приеме денежных средств нельзя выдавать лицам, внесшим деньги, «приходники».

Приходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.

Обычно приходный кассовый ордер (на основании Z-отчёта, бланков строгой отчётности (БСО), товарных чеков, а также иных документов, приравненных к кассовому чеку) оформляется в конце дня на общую сумму принятых за весь день денег.

Что касается вопроса оформления отдельного ПКО по какой-то определённой денежной операции (например, при получении денег от юридического лица), то это остаётся на усмотрение самой организации. То есть строгой обязанности в этом плане нет, акцент ставится на том, как вам будет удобно вести учётную политику.

Приходник состоит из 2-х частей:

Сам приходный кассовый ордер
Отрывная квитанция к ПКО

ПКО оформляется в одном экземпляре. Его подписывает кассир, а также главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - лицо, их заменяющее, например, руководитель организации или ИП).

Отрывная квитанция подписывается этими же лицами (главный бухгалтер и кассир), заверяется печатью и передаётся человеку, сдавшему деньги в кассу. Печать должна стоять только на квитанции. Очень популярно мнение, что печать должна краешком «заезжать» на ПКО. Такое и правда практикуется, но это является нарушением правил заполнения кассовых документов.

Оформленный ПКО остаётся в кассе. Но перед этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().

Исправления и помарки в ПКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2017.

Графа «Дебет». Указывается номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Обычно это счет 50 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «КРЕДИТ». ИП его не заполняют.

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается ПКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта) источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:

51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации

62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков

71 – возврат денег от подотчётных лиц

75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал

90-1 - выручка

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.

Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Принято от». Указывается:

ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.

- «Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) - если деньги принимаются от работника сторонней организации.

Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «В том числе». Указывается сумма и ставка НДС. Если в финансовой операции не предусмотрен налог на добавленную стоимость, то ставим прочерк, либо делаем запись «Без НДС».

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы (при наличии).

Отрывная квитанция. В ней дублируются данные из ПКО.

- Образцы заполнения ПКО -

Розничная выручка у ИП (картинки увеличиваются)

Возврат денег от подотчётных лиц

Получение денег от покупателей

При получении наличных денег нужно обязательно оформить документ, именуемый приходный кассовый ордер. Ордер будет являться первичным документом, на основании которого можно принять деньги в кассу.

Госкомстатом России установлена типовая форма приходного кассового ордера – унифицированная форма КО-1. Денежные документы не допускают какие-либо исправления и ошибки, поэтому к заполнению «приходника» нужно подойти со всей ответственностью, аккуратно и внимательно заполнять каждую строчку бланка.

Чтобы немного облегчить вашу работу, мы заполнили приходный кассовый ордер. Скачать бланк КО-1 вы можете в конце статьи, после чего его заполнить, пользуясь рекомендациями, представленными ниже, и заполненным образцом, представленным на рисунке ниже.

Заполняется «приходник» в одном экземпляре в момент поступления денег в кассу. Типовая форма КО-1 состоит из непосредственно самого ордера (левая часть бланка) и, так называемой, квитанции (правая часть бланка). Левая часть также именуется еще корешок. Квитанция к приходному кассовому ордеру отрывная, после того форма заполнена, на обеих частях кассового ордера ставится подпись ответственного лица (кассир, бухгалтер, руководитель), на квитанции ставится печать, квитанция отрывается и передается лицу, сдающему деньги в кассу. Оставшаяся часть ордера остается на предприятии. Номер и дата приходного ордера фиксируется в , а сам «приходник» регистрируется в журнале КО-3, образец которого можно скачать по . В этом же журнале регистрируются и . Далее “приходник” подшивается в папку для хранения.

Принимает наличные деньги кассир на основании определенных документов, например, авансовый отчет, чек, документы на реализацию.

Образец заполнения

В левой части необходимо заполнить следующие реквизиты приходного кассового ордера:

наименование организации;
ОКПО организации;
номер – совпадает с порядковым номером по журналу регистрации ордеров КО-3;
дата документа – дата заполнения формы, идентична дате приема денег;
дебет – номер бухгалтерского счета, на котором будет учтена поступившая в кассу сумма – ;
кредит – здесь отражается код подразделения (если применяется кодирование, если нет – то графа прочеркивается) и бухгалтерский счет, по кредиту которого отразится сумма, если по указанному счету ведется аналитический учет, то ставится соответствующий код в следующей графе;
сумма – цифрами прописывается сумма;
код целевого назначения – данный пункт заполняют только те организации, который имеет такую систему кодирования на своем предприятии;
принято от – при внесении денег работником этого же предприятия указывается его ФИО, при внесении денег сторонней организацией указывается наименование этой организации и ФИО лица, вносившего деньги;
основание – указывается документ, на основании которого вносится сумма в кассу, это могут быть документы на реализацию, чек, авансовый отчет и пр.;
сумма – еще раз пишется вносимая сумма, на этот раз прописью с большой буквы, копейки указываются цифрами;
в том числе – здесь отражается сумма НДС, если она есть, то цифрами пишется величина этого налога, если нет, то – фраза «без НДС»;
приложение – можно указать документы, которые сопровождают данную операцию;
подписи главного бухгалтера и кассира.

Когда поступают денежные средства на предприятие, стоит оформлять приходный кассовый ордер. Но стоит знать, как правильно его заполнить, чтобы при проведении проверок государственными структурами не возникало неприятностей.

Определим, какого порядка стоит придерживаться при формировании КО-1.

Каждому бухгалтеру знакомо понятие приходного кассового ордера, который оформляется в соответствии с определенными правилами, прописанными в законодательстве Российской Федерации.

Необходимые сведения

Есть ряд первичных документов, о порядке заполнения которых нужно знать, ведь ошибки просто недопустимы. Относится к ним и приходной кассовый ордер. Выясним, что это за документ, когда и кем выписывается и на основании каких нормативных актов.

Что это такое?

Приходный кассовый ордер представлен в виде документа, который используют при оформлении поступлений наличности в кассу организации.

Он является первичным учетным документом кассовых операций, по которому производят прием денег в кассу фирмы. Бланк ПКО есть в альбоме унифицированных форм по учету операций в кассе и результата инвентаризации.

Назначение документа

Приходный кассовый ордер формы КО-1 – это документ, которым подтверждается внесение средств в кассу, иными словами – оприходование наличных сумм, что были получены:

То есть приходные кассовые ордера оформляют любую сумму денег, что поступают в кассу, в независимости от источников.

Предприятия, что занимаются деятельностью в качестве платежных агентов, должны заполнять на средства клиентов и свои вырученные деньги отдельные ордера.

Законные основания

При приеме наличной суммы денег, заполнении ПКО и квитанции стоит руководствоваться ст. 13, ст. 19-21 Порядка ведения операций кассы в России.

Согласно положениям документа, касса предприятия может принимать наличные денежные суммы обязательно по приходному кассовому ордеру КО-1.

Форма бухгалтерского документа такого плана утверждена .

Как заполнить бланк приходного кассового ордера КО-1?

Когда приходной ордер получают, кассиру стоит проверять:

есть ли в документы и подлинна ли подпись главбуха юридического лица;
правильно ли оформлен бланк;
есть ли необходимые приложения, что отражены в документе.

В том случае, когда определенное требование не соблюдается, кассир возвращает документацию с целью доработки, чтобы она была надлежащим образом оформлена.

В остальных случаях денежные средства принимаются, и затем ставится подпись и ФИО на ПКО и . Рассмотрим нюансы формирования документа.

Порядок формирования

Приходной кассовый ордер можно выписывать от руки или формировать на компьютере. Не допустимы любые помарки или исправления. Если документ испорчен, стоит заполнить новый бланк.

Бланки ПКО выписывают сотрудники бухгалтерии в единственном экземпляре. Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (при наличии соответствующего распоряжения руководителя организации) обязано поставить свою подпись.

Право выписать приходной ордер имеет также любое предприятия или сам директор.

Квитанцию выдают лицу, которое вносит средства в кассу. Ее заверяют печатью предприятия, и подписывают так, как и сам приходник. Но только вот подпись уже будет ставить кассир, что приходует денежные суммы.

На квитанции отражается дата, когда деньги были приняты. Печать необходимо поставить так, чтобы ее край заходил на сам приходник. Все справки, что прилагаются к ПКО, стоит погашать штампом или надписями «Получено», указав дату.

После поступления суммы в кассу, кассир должен оторвать квитанцию по линии отреза и выдать ее лицу, что сдает деньги. Ордер же будет храниться в кассе.

Кстати, печать не в обязательном порядке должна цеплять корешок ПКО. Нормы приема наличности прописаны в п. 3.3 Положения России № 637. Но ничего не сказано об особенностях проставления печатей.

На самом ордере есть специальное место для печати, которое расположено на отрывных частях (квитанциях). На корешке такого реквизита просто нет.

А если опираться на такой факт, то получается, что печать должна ставиться только на квитанциях, и захват самого приходного кассового ордера не обязателен. Такие же разъяснения содержатся и в Методических рекомендациях № 210 (п. 4.1).

При заполнении КО-1 стоит следовать такой инструкции:

В пункте «Организация» прописывают название предприятия	Которое выдает ПКО, согласно учредительной документации
В пункте по структурному подразделению пишут соответствующее название	Если названия у подразделения нет, тогда нужно поставить прочерк
В пункте «Номер документа»	Обязательно отражение порядкового номера приходного ордера согласно с данными регистрационного журнала (нумерацию следует вести непрерывно)
В пункте «Дата составления» укажите дату	Когда наличные суммы поступили в кассу (используйте арабские цифры, представленные таким форматом – дата, месяц, год)
Пункт «дебет» отражает номер счета в бухгалтерии	По Дт которого приходуется наличка — обычно это счет 50 (но стоит отметить, что данный пункт заполнять не обязательно)
Пункт «Кредит» содержит данные о коде структурных подразделений	На которые приходуются денежные суммы; о корреспондирующих счетах, субсчетах, по кредиту которых отражают поступившие средства в кассу; о коде аналитического учета по корреспондирующим счетам (если применяются в компании)
Пункт «Сумма, руб. коп.»	Отражает поступающие в кассу денежные средства в цифрах
В пункт «Код целевого назначения»	Вносят коды назначения использования денег, которые поступили в кассу
Пункт «Принято от»	Отражает название предприятия и ФИО физлица, что передает наличные средства в кассу (когда деньги принимают от сотрудников сторонних компаний), или просто ФИО (когда деньги принимаются от работника предприятия, что выписывает ордер)
В пункте «Основание»	Прописывают содержание хозяйственных операций (к примеру – оплата по соглашению, заем по контракту, выручка и т. д.)
Пункт «Сумма» содержит прописной показатель (в рублевом выражении) средств	Что поступили в кассу организации; если остается место, ставится прочерк
В пункте «В том числе» указывается сумма	А если операции не облагаются налогами, тогда пишут «Без налога»
Графа «Приложение»	Содержит сведения о реквизитах прилагаемой первичной документации (если есть)

Отрывную квитанцию заполняют по таким же правилам. Только после внесения всех сведений ставится печать. Если в графах остается пустое место или она не заполняется вовсе, нужно ставить прочерки.

При приеме денег кассир должен сверить подписи с теми образцами, что имеет. Если будет обнаружено ошибку, приходной кассовый ордер нужно перечеркнуть и вернуть работнику бухгалтерии.

Вполне возможно составление одного бланка на общую сумму выручки за день по окончанию рабочего дня. Основание – бланки строгой отчетности, контрольно-кассовых лент, если применяется кассовая машина.

В основаниях прихода наличности может отражаться одна из таких причин:

оплата за товары, что были отгружены в соответствии с ;
оплата за работу, что была выполнена по актам;
сумма возмещения ущерба материального плана на основании судебного решения (приказов);
внесение авансовой суммы в соответствии с договором;
возврат неиспользованной суммы, что выдавались подотчет;
компенсация выявленных недостач, основываясь на ревизию, приказ.

Образец заполнения унифицированного бланка

Пример заполнения приходного кассового ордера КО-1, опираясь на который можете оформить свой документ, подставив только свои реквизиты, основания, суммы и даты:

При обнаружении ошибок

Приходный ордер применяется давно, но работники бухгалтерии не стали делать меньше ошибок при составлении данного документа.

А правильно заполнять приходник принципиально важно, поскольку это пример кассового документа для фирмы и отчетный бланк для предприятия, что покупает товары.

Если будет предоставлено некачественную услугу или будет куплен бракованный товар, квитанция к ПКО может стать доказательством в суде при защите потребительских прав.

К тому же, при наличии ошибок документ будет считаться недействительным. Соблюдаются ли требования по оформлению операции с наличными средства, проверяют представители федеральной налоговой службы России .

Инспектор обратит внимание, в полной мере ли оприходовано выручку. При нарушении правил устанавливается административный штраф в размере:

Ошибки при составлении, если они не влекут неполное оприходование или накопление остаточной суммы в кассе сверх лимита, к грубым нарушениям не стоит относить.

Правила заполнения приходного кассового ордера не являются сложными. Просто следует придерживаться элементарных рекомендаций и использовать унифицированный бланк, что действует на момент формирования документа.

А для того, чтобы вам легче было сориентироваться, какие данные вписывать, опирайтесь на готовые образцы, которых на различных сайтах масса. Они на первых порах помогут вам избежать ошибок.

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (233) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (26) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (13) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (16) 10. Онлайн-кассы (9) 2. Предпринимательство и налоги (403) 2.1. Общие вопросы налогообложения (25) 2.10. Налог на профессиональный доход (7) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (34) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (6) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (60) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (84) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (40) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (12) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (101) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (5) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (21) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (9) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (81) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (25) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (11) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (25) 9.1. НОВОСТИ (5) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)