Установленный Центробанком порядок ведения операций по кассе обязателен для всех организаций и предпринимателей, независимо от налогового режима, который они применяют. Важные изменения произошли в августе 2017 г., когда порядок ведения кассовых операций в РФ был обновлен, и об этом мы уже писали ранее , а здесь рассмотрим основные правила ведения кассы и порядок бухучета операций с наличностью.

Правила ведения кассовых операций

Движение наличных денежных средств присутствует практически у каждого субъекта предпринимательской деятельности, при этом вся «наличка» должна проходить через его кассу. Расчетно-кассовые операции – это прием и выдача наличных денег, все расчеты наличными между фирмами и/или ИП, а также их наличные расчеты с банками и физлицами, в том числе с собственными сотрудниками.

Вести кассовые операции должен кассир, или иной сотрудник, назначенный руководителем, либо сам руководитель. В зависимости от объемов и количества касс, кассиров может быть несколько, все они материально ответственны .

В РФ нормативное регулирование кассовых операций осуществляется Центробанком. На сегодня основные правила заключены в следующих документах:

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 о порядке ведения кассы юрлицами, и упрощенном ее ведении ИП и субъектами малого бизнеса (СМП);
Указание Центробанка № 3073-У от 07.10.2013 о лимите наличных расчетов между юрлицами и ИП.

Фирма и ИП самостоятельно определяют:

каким образом будет обеспечена сохранность наличных денег при хранении и транспортировке,
порядок и сроки проверок «налички» в кассе.

Организация должна установить приказом руководителя предельную сумму, которая может оставаться в кассе на конец дня – лимит кассы . Сверхлимитные деньги должны сдаваться из кассы в банк, за исключением дней зарплаты и выходных (если в выходные проводятся операции). Лимит рассчитывается по одной из двух формул: из объема выручки, или из объема выдачи наличных (приложение к Указаниям № 3210-У). ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы, накапливая свою выручку без ограничений.

Существующий на сегодня порядок ведения кассовых операций, ограничивает расчеты «наличкой» между субъектами предпринимательства суммой в 100 тыс. руб. по одному договору. Этот лимит действует для юрлиц и ИП, и не касается расчетов с обычными физлицами.

Документальное оформление кассовых операций

Любая кассовая операция должна оформляться первичными учетными документами. Исключение сделано только для ИП, ведущих учет своих налоговых показателей, согласно НК РФ (например, в КУДиР) – кассовые документы они могут не заполнять (п. 4.1. Указаний ЦБ РФ № 3210-У).

Формы кассовой «первички» унифицированы, они утверждены постановлениями Госкомстата № 88 от 18.08.1998, № 1 от 05.01.2004 и согласованы с Центробанком, самостоятельно разработанные бланки использовать для кассовых операций нельзя. Кассовые документы можно заполнять вручную на бумаге, не допуская исправлений, или электронно, с помощью спецпрограмм.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривает оформление операций по кассе следующими документами:

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО состоит из двух частей, одна из которых – отрывная квитанция, передаваемая вносителю денег. ПКО заверяется подписями главного бухгалтера и кассира. Через ПКО в кассу поступают все деньги, в том числе и выручка, полученная с применением ККТ.
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – заполняется на выдачу денег из кассы. В отличие от «приходника», РКО содержит еще и расписку о получении денег, где получателем указывается сумма прописью, дата получения, ставится подпись, а также вносятся реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Кроме кассира и главбуха РКО подписывает руководитель организации.
Кассовая книга (форма № КО-4) отражает ведение кассы и заполняется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир, или иной уполномоченный сотрудник, в день, когда есть операции, делает в книге записи о приходе и расходе денежных средств в кассе, в конце дня сверяет записи с данными ПКО и РКО, выводит обороты и остаток наличных денег, ставит свою подпись. Главбух контролирует ведение кассовой книги. Все листы книги заранее нумеруются и прошиваются, а при электронном заполнении принимаются меры для защиты информации от изменений.
Расчетно-платежная ведомость и ведомость (формы № Т-49 и № Т-53) применяются для выдачи зарплаты сразу нескольким работникам. Получив деньги, каждый из них расписывается в ведомости напротив своей фамилии и суммы. После выплаты зарплаты к ведомости составляется общий РКО на всю выплаченную сумму. Неполученная зарплата депонируется.

Кассовые документы должны храниться в организации минимум 5 лет, а зарплатные ведомости при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Для ведения бухучета операций по кассе предприятия используется счет 50 «Касса» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), к которому при необходимости можно открыть субсчета, в том числе:

50.1 «Касса организации» для учета наличных денег. Если фирма проводит операции с инвалютой, для каждого ее вида открывают отдельный субсчет;
50.2 «Операционная касса» применяется в основном организациями связи и транспорта для учета денег в кассах вокзалов, пристаней, отделений связи и т.п.;
50.3 «Денежные документы» для учета хранящихся в кассе оплаченных авиабилетов, почтовых марок и иных подобных документов.

По дебету счета 50 учет кассовых операций предполагает отражение поступления «налички» в кассу предприятия, к примеру:

по дебету счета 50 и кредиту счета 71 отражаются неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник вернул в кассу;
дебет счета 50 и кредит счета 62 - поступление наличной оплаты за товары или услуги от покупателей и заказчиков и т.д.

сумма, выданная в подотчет сотруднику, будет проведена по дебету счета 71 и кредиту счета 50;
по дебету счета 70 и кредиту счета 50 отражается выплата зарплаты сотрудникам;
оплата товаров и услуг поставщикам наличными проводится по дебету счета 63 и кредиту счета 50 и т.д.

Остаток по счету 50 должен равняться сумме денежных средств в кассе. Он не может быть отрицательным, а наличие «кредитового» сальдо по счету означает, что в учете допущена ошибка.

Кассовые операции - операции физическими и юридическими лицами по приёму и выдаче наличных денежных средств (банкноты и монеты), осуществляемые предприятиями, организациями, банками. Представляют собой совокупность материально-технических процедур, заключающихся в приёме (инкассация), хранении и выдаче наличных денег.Кассовые операции регулируются нормами финансового права.

Порядок осуществления кассовых операций в Российской Федерации регламентирует Центральный банк РФ.

Предприятие является основным звеном рыночной экономики. Центральным банком РФ установлены следующие Правила совершения кассовых операций для предприятий и организаций .

Согласно Правил, установленных Центральным банком, для осуществления расчётов с использованием наличных денег каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Приём наличных денег при осуществлении расчётов с физическими лицами (населением) должен производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные предприятием в банке, должны расходоваться на цели, указанные в чеке.

Наличные деньги, находящиеся в кассе, не должны превышать объемов лимита, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Сверх лимита предприятия имеют право хранить в своей кассе деньги только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Оформление кассовых операций производится по типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Приём наличных денег кассиром предприятия производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Подчистки, помарки или исправления в приходных, расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. За несоблюдение порядка ведения кассовых операций применяются меры финансовой ответственности: за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2- кратном размере суммы произведенного платежа; за неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной наличности - штраф в 3-х кратном размере неоприходованной суммы; за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-х кратном размере выявленной сверх лимитной кассовой наличности. На руководителей предприятия, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-ти кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Тема лекции: «УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ».

План лекции:

Ведение кассовых операций.

Приходные кассовые операции.

Расходные кассовые операции

Расчеты аптечного предприятия с юридическими и физическими лицами возможны двумя путями:

1. За безналичный расчет, через контрольно-кассовые аппараты

2. Безналичный расчет через банк на расчетный счет предприятия.

Порядок денежных расчетов с населением регламентируется Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 25.06.2012) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Все кассовые операции деляться на два вида:

Приходные, которые могут оформляться приходными кассовыми ордерами.

Расходные операции – оформляются расходными кассовыми ордерами.

Приходные кассовые операции

поступление в кассу выручки от реализации аптечных товаров

выручка мелкорозничной аптечной сети

возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных сумм

оплата предметов, выданных на прокат

поступление денег на заработную плату

Расходные кассовые операции

сдача выручки

выплата зарплаты

выдача денег под отчет на командировочные и др. цели

возврат залоговых сумм

Оформление приходных кассовых операций

1. Поступление в кассу выручки от реализации аптечных товаров

Аптеки проводят налично-денежные операции. Ведение кассовых операций поручается кассиру или фармацевту. Кассир несет мат. ответственность за сохранность всех принятых ценностей.

Прием наличных денег за проданный товар осуществляется через контрольно-кассовую машину (ККМ).

Аптечные предприятия обязаны:

Зарегистрировать контрольно-кассовую машину (ККМ) в гос.налоговой инспекции (ГНИ)

Использовать исправные контрольно-кассовые машины

Выдавать покупателю отпечатанный чек

Обеспечивать беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам работников гос.налоговой инспекции и центра технического обслуживания (ЦТО)

Допускается использование моделей контрольно-кассовых машин, внесенных в Государственный реестр контрольно-кассовых машин. Информацию об этих моделях можно узнать в налоговых органах или в центре технического обслуживания (ЦТО).

Контрольно-кассовые машины должны быть с фискальной памятью (пароль налоговой инспекции на контрольные суммирующие счетчики) и средствами визуального контроля.

(Средства визуального контроля представляют объемные голограммы со словами «Гос.реестр» и год реализации контрольно-кассовых машин и голограмма центра технического обслуживания (ЦТО) «Сервисное обслуживание» с указанием года, в котором касса поставлена на техническое обслуживание в ЦТО. Голограммы размещаются на стороне контрольно-кассовой машины, обращенной к покупателю).

Эксплуатация контрольно-кассовой машины без средств визуального контроля не допускается.

Контрольно-кассовая машина должна быть поставлена на сервисное, техническое обслуживание и ремонт в фирме, имеющей лицензию, а также должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции; днем регистрации считается день ввода пароля, в этот же день в налоговой инспекции на данный кассовый аппарат заводится (книга) журнал кассира-операциониста форма КМ-3 (Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций").

Страницы журнала прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.

В книге указывается:

1. заводской № контрольно-кассовой машины

2. показания счетчиков на начало рабочего дня

3. показания счетчиков на конец рабочего дня

4. выручка аптеки за день (смену)

5. сдано директору (в банк)

6. остаток на конец рабочего дня

Записи в книге производятся в хронологическом порядке в начале и в конце дня, без помарок. Исправления оговариваются и заверяются подписями кассира-операциониста, директора аптеки и главного бухгалтера.

Работа фармацевта (кассира) в течении смены (рабочего дня).

К работе на кассовом аппарате допускаются лица освоившие правила эксплуатации контрольно-кассовой машины в объеме технического минимума и изучившие типовые правила эксплуатации контрольно-кассовой машины.

С лицами, допущенными к работе заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Администратор вместе с кассиром обязан снять показания счетчика кассового аппарата на начало смены и сделать запись в книге кассира-операциониста, подтвердить показания подписями.

Оформить начало контрольной ленты, указав на ней:

Тип и заводской номер ККМ

Дату и время начало работы

Показания счетчиков

Подписи кассира и администратора

Проверить и при необходимости заправить чековую, контрольную ленты; проверить дату, напечатать 2-3 чека без обозначения суммы (нулевые) с целью проверки четкости реквизитов.

Обязанности кассира

1. Обеспечить тщательный уход за ККМ, содержать ее в чистоте и порядке.

2. Каждому покупателю определить общую сумму покупки по показаниям индикатора кассовоц машины.

3. Получить от покупателя деньги за товар.

4. Четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя.

5. Напечатать чек.

6. Назвать сумму сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком.

7. Только после окончательного расчета с покупателем кассир убирает полученные от покупателя деньги в денежный ящик кассового аппарата.

В случае ошибки кассира необходимо составить и оформить совместно с администрацией акт о возврате денежных сумм покупателю, погасить чек, наклеить на лист бумаги и приложить к акту.

Кассир не имеет права:

Снимать кассу без разрешения администрации

Не выдавать кассовый чек покупателю

Покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ.Все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира.

Иметь в кассе личных денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

В конце рабочего дня, смены процедура снятия показания счетчиков повторяется.

Представитель администрации подписывает книгу кассира-операциониста и конец контрольной ленты, указав на ней тип и № машины, показания счетчиков, дневную выручку , дату и время окончания работы.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи – до окончания рассмотрения дела.

Предприятия могут оставлять в кассе наличные деньги в пределах лимитов , установленных банком по согласованию с директором предприятия и при необходимости могут быть пересмотрены.