Изменения в оформлении путевых листов в 2017 году, а также пример заполнения путевого листа мы рассматривали в наших отдельных консультациях. В этом материале расскажем о журнале учета движения путевых листов.

Кто должен вести журнал учета путевых листов

Организации и ИП, оказывающие транспортные услуги, обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1 , п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Остальные лица, использующие транспортные средства, журнал регистрации путевых листов могут вести по своему усмотрению. Применение такого журнала позволит контролировать своевременность оформления путевых листов и, следовательно, списания горюче-смазочных материалов, израсходованных транспортными средствами, информация об использовании которых была отражена в соответствующих путевых листах.

Форма журнала регистрации путевых листов

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Журнал учета путевых листов (форма 8): скачать в Excel

Указывается, что это журнал ведется для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

Организация и ИП при необходимости могут разработать форму журнала самостоятельно.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

Приведем пример заполнения журнала учета движения путевых листов на примере формы, утвержденной

Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя .

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте .

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:

1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
2. Табличная часть, в которой указываются:

• номер путевого листа и дата его выдачи;
• данные водителя и его табельный номер;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
• водителя — о получении путевого листа;
• диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
• бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Журнал учета движения путевых листов – типовая форма, которая используется на предприятиях, имеющих на балансе транспортные средства. В статье разберем, является ли Журнал обязательным для ведения, как правильно заполнить документ, кто ответственен за его ведение.

Для чего необходим Журнал учета движения путевых листов

Согласно действующему законодательству, все субъекты хозяйственной деятельности, на балансе которых находятся транспортные средства, обязаны вести учет расходов топлива на основании записей в путевых листах. Данное обязательство присваивается как организациям и предприятиям, так и физическим лицам, зарегистрированным в форме ИП.

Для систематизации документооборота в части составления и обработки путевых листов используют специальный документ – Журнал учета движения путевых листов. Он предназначен для контроля сроков передачи путевых листов диспетчеру и их последующего предоставления в бухгалтерию для списания расходов топлива.

Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов

С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.

В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости.

Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.

Форма Журнала учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов (форма №8) заполняется на унифицированном бланке, утвержденном постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г. В отличие от бланка путевого листа, который в силу законодательный нововведений в последние годы претерпел некоторые изменения, форма №8 Журнала учета движения путевых листов остается неизменной с момента введения документа в 1997 году.

С 1997 г. по 2013 г. предприятия и организации заполняли документ исключительно в соответствие с утвержденным бланком. С 2013 года (то есть с момента упразднения обязательств по ведению Журнала) форма №8 носит рекомендательный характер. Иными словами, субъекты хозяйствования вправе менять бланк, дополняя в него новые графы и исключая лишние, исходя из специфики деятельности конкретной организации.

Если компания принимает решение о необходимости ведения Журнала, то этот факт должен быть зафиксирован в учетной политике, вместе в выбранной формой документа (стандартной или модифицированной).

Ответственный за ведение Журнала

Действующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.

Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.

Как правильно вести Журнал

В настоящее время законодательство не выдвигает каких-либо четких требований относительно ведения Журнала, в связи с чем порядок оформления документа остается на усмотрение предприятия. Ниже представлен алгоритм действий для составления и заполнения Журнала, подготовленный с учетом общих нормативных рекомендаций:

Шаг-1. Выбор формы Журнала

На подготовительном этапе компания принимает решение относительно формы, в соответствие с которой будет составлен Журнал учета движения путевых листов. Фирма вправе:

• использовать унифицированную форму №8, утвержденную постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.;
• модифицирован форму №8, дополнив ее новыми графами и удалив ненужные позиции;
• разработать абсолютно новую форму документа в соответствие с особенностями внутреннего документооборота компании.

Шаг-2. Выбор ответственного лица

Прежде, чем переходить к утверждению формы документа, руководству предприятия следует выбрать сотрудника, который будет заниматься заполнением Журнала. Это может быть работник, чья деятельность непосредственно связана с оформлением путевых листов (диспетчер либо начальник транспортного отдела, один из водителей, т.п.), так и сотрудник другого подразделения (деловод, работник архива, т.п.).

Шаг-3. Отражение порядка заполнения Журнала в учетной политике

После выбора формы Журнала и утверждения ответственного за его ведение лица, данная информация отражается в учетной политике либо в ином документе, который регламентирует внутренний документооборот предприятия (например, Порядок ведения внутреннего документооборота). Данные о порядке ведения Журнала отражается в виде отдельного раздела, с указанием следующей информации:

• дата начала использования Журнала (например, Журнал обязателен для заполнения с 01.01.2018 г.);
• утвержденная форма Журнала (может быть оформлена в качестве приложения к Порядку либо к учетной политике);
• лицо, ответственное за ведение Журнала (должность, структурное подразделение);
• особенности составления Журнала (документ составляется на 1 год, полугодие, квартал, месяц, т.п.);
• порядок заполнения Журнала (срок передачи путевых листов от водителя к диспетчеру, от диспетчера – бухгалтеру).

Шаг-4. Использование Журнала

После вступления в силу учетной политики, Журнал следует вести в утвержденном порядке:

1. Ответственный сотрудник (к примеру, диспетчер транспортного отдела) начинает ведение Журнала, а именно подписывает его (указывает период и дату начала ведения) и нумерует страницы.
2. Водители ежедневно (еженедельно) заполняют путевые листы, после чего передают их диспетчеру, который, в свою очередь, фиксирует сдачу документов в Журнал. При передаче путевого листа диспетчеру водитель ставит в Журнале свою подпись и текущую дату.
3. Получив путевые листы от водителей, диспетчер передает их в бухгалтерию. Факт передачи каждого документа фиксируется подписью бухгалтера и диспетчера, с указанием текущей даты.
4. Приняв путевые листы от диспетчера, бухгалтер отражает в учете расходы на списание топлива в соответствие с установленными нормами.

Передача путевых листов диспетчеру, а в последующем – в бухгалтерию, осуществляется в соответствие со сроками, утвержденными в учетной политике. К примеру, водители ООО « Магнат» обязаны передать путевые листы за неделю не позже следующего понедельника. При этом обязанность диспетчера – внести данные в Журнал и передать бухгалтерию путевые листы за отчетный месяц не позже 5-го числа следующего месяца.

Шаг-5. Сшив и хранение Журнала

По окончанию Журнала, документ сшивается и передается в архив для хранения. Срок хранения Журнала в общем порядке составляет 5 лет.

Образец заполнения

Рассмотрим пример. Согласно учетной политике ООО «Флагман», водители ТС передают путевые листы за прошедшую неделю диспетчеру транспортного отдела в срок не позже понедельника следующей недели. Диспетчер передает путевые листы за период с 1-го по 15-е число отчетного месяца в срок до 20-го числа отчетного месяца. Путевые листы отражаются в Журнала движения путевых листов.

Путевой лист		Водитель		Гаражный номер ТС	Водителем получен п/лист	Диспетчером получен п/лист и документы от водителя	Бухгалтером получен п/лист от диспетчера
№	Дата выдачи	ФИО	Таб. №
14-71	04.06.18	Куликов С.Д.	1233	104	Куликов 04.06.18	Старова 07.06.18	Булкина
13-22	04.06.18	Шиманов Д.Л.	4014	99	Шиманов 04.06.18	Старова 06.06.18	Булкина
18-33	04.06.18	Скуратов С.В.	3088	86	Скуратов 04.06.18	Старова 11.06.18	Булкина

Бланк Журнала учета движения путевых листов можно скачать здесь⇒ .

Можно ли вести Журнал учета движения путевых листов в электронном виде

Согласно действующему законодательству, за организацией сохраняется право ведения Журнала в электронном виде. В данном случае, аналогично общему порядку, предприятию необходимо в учетной политике:

• форму Журнала;
• ответственное лицо;
• порядок заполнения документа.

Журнал учета путевых листов – типовая унифицированная форма № 8, применяемая компаниями, имеющими транспортные средства (ТС), для осуществления контроля эксплуатации автотранспортного парка и топливных затрат. Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация.

Журнал учета движения путевых листов: что это за документ

Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.

Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.

Журнал учета движения путевых листов: как применяется

Закон обязывает фирмы и предпринимателей, использующих в деятельности ТС различных категорий, выдавать водителям путевые листы (ПЛ) - документы, дающие право их эксплуатировать. В нем фиксируются сведения о маршруте, остатках и движении топлива, показаниях спидометра, особенностях рабочего процесса (например, число подъемов груза), времени выхода на работу и приезда в гараж. Крупные и автотранспортные предприятия практикуют ежедневную выдачу путевых листов. Небольшие организации, деятельность которых не относится к автотранспортной, могут оформлять путевой лист водителям на срок до 1-го месяца. Но, какой бы не была периодичность выдачи путевок, они обязательно должны фиксироваться в журнале учета ПЛ.

Требования к заполнению журнала

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись. При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

	Дата выдачи п/л	Водитель		Гаражный № ТС				Примечание
					водителя в получении п/л	диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя	бухгалтера и дата приемки п/л
		Сергеев Антон Михайлович			роспись водителя	подпись диспетчера	13.01.2017 подпись бухгалтера	заполняется при особенностях маршрута и т.п.
		Першин Андрей Викторович			роспись водителя	подпись диспетчера	13.01.2017 подпись бухгалтера

Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой. Так, многие фирмы вносят сведения о маршруте ТС, доставленных грузах, пробеге автомобиля, расходе горючего и др.

Важность этого учетного документа определяется еще и тем, что он является одним из подтверждений работы автотранспорта компании, а, следовательно, и расходов на топливо, позволяющих уменьшить налоговую базу, сократив соответствующие платежи. Помимо этого, журнал, фиксируя выходы водителей на линию и информацию о времени работы, служит основанием для начисления заработной платы водителям компании.

Да, можно. Унифицированные бланки обязательны лишь для автотранспортных организаций. Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов. Нетиповые путевые листы зафиксируйте в учетной

Разработанный компанией документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке. Кроме того, «своя» форма путевого листа должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве.

Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки.

Какие документы по ГСМ (кроме путевого листа) запросит ИФНС?

Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.

Также отдельным приказом назначают комиссию которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.

Обязателен ли журнал учета путевых листов?

Нет, не обязателен. Но если в вашей компании много служебного транспорта, такой документ лучше вести. Это позволит контролировать движение путевых листов и сдачу их в бухгалтерию. Типовая форма журнала учета (форма № 8) утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Но компания может разработать собственную форму.

Есть ли документы, которые могут заменить путевые листы?

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный транспортом путь. Например, бумагами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением машин. Таким прибором может быть оборудование с встроенной системой спутниковой навигации (письмо от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Что нужно для учета НДС при покупке бензина за наличные?

Чтобы поставить НДС к вычету, понадобятся кассовый чек и счет-фактура. При этом счет-фактуру заправка выдаст, только если у подотчетника (работника, покупающего топливо) будет доверенность на получение ТМЦ. Когда же доверенности нет, счет-фактуру не оформят. В этом случае посмотрите, упомянут ли НДС в чеке. Если нет, топливо можно учесть по цене приобретения. То есть списать в расходы всю сумму, которая отражена в чеке. Если же НДС указан, то этот налог к вычету лучше не ставить и на расходы не относить. Это наиболее безопасный вариант.